هيأت استاني موظف است به‌منظور ايجاد وحدت رويه براي تحقق اهداف در نظر گرفته شده اقدامات اجرايي و تكميلي خود را به‌شرح ذيل برنامه‌ريزي و عملياتي نمايد: 3-1- تهيه جدول زمان‌بندي بازديدهاي ادواري ساليانه از مؤسسه‌ها و ارسال آن به دبيرخانه شوراي نظارت.
3-2- برنامه‌ريزي جهت بازديدهاي موردي حسب درخواست وزارت.
3-3- دريافت رسيدگي و پاسخ گويي به شكايات واصله عليه مؤسسه.
3-4- تشكيل منظم جلسات هيأت به‌صورت ماهيانه.
تبصره 1: هيأت استاني مي‌تواند در صورت نياز جلسات بيشتري را برگزار نمايد.
تبصره 2: جلسات هيأت استاني با حضور 3/2 اعضاء رسميت مي‌يابد و تصميمات جلسه با آراي نصف به‌علاوه يك نظر هيأت محسوب مي‌شود.
3-5- تهيه گزارش نهائي بازديدهاي انجام شده و ارسال محرمانه كليه گزارش‌ها به دبيرخانه شوراي نظارت مطابق با فرم شماره 3.
3-6- برقراري ارتباط مستمر با دبيرخانه شوراي نظارت و مؤسسات استان جهت هماهنگي و پيشبرد برنامهها.
3-7- برنامه‌ريزي و هماهنگي با مؤسسات آموزش عالي استان به‌منظور برگزاري كارگاه‌ها و نشست‌هاي ضروري جهت تعيين اهداف و تأكيد بر اهميت و نقش فرايند نظارت و ارزيابي در حوزه آموزش عالي جهت بهبود و ارتقاي عملكرد مؤسسات.
3-8- تعيين و انتخاب گروه بازديدكننده (گروه اعزامي بايد حداقل متشكل از 3 نفر مورد وثوق و متخصص در حوزه مورد بازديد باشد.)
3-9- ارائه گزارش عملكرد هيأت استاني در پايان هر نيمسال تحصيلي به دبيرخانه شوراي نظارت.
3-10- حمايت از انجمن‌هاي علمي و تخصصي غيردولتي در ارزيابي بيروني گروه‌ها و برنامهها.
3-11- حمايت از مؤسسات و گروه‌ها و واحدهاي آن در انجام ارزيابي دروني.
3-12-تعامل با نهادهاي اعتبارسنجي در سطوح منطقه‌اي، ملي و به ويژه بين‌المللي و دعوت از آنها براي مميزي سازمان‌ها، برنامهها و فعاليت‌هاي آموزش عالي در ايران از طريق دبيرخانه شوراي نظارت. 3-13- تعامل با مؤسسات رتبه‌بندي.
وظايف دبيرخانه هیات نظارت و ارزيابي:
1- ارسال فرم جمع آوري اطلاعات (فرم شماره 1) به مؤسسه و ارائه تكميل شده آن به گروه اعزامي.
2- تهيه و تدارك مقدمات و مهيا نمودن امكانات بازديد براي گروههاي اعزامي.
3- صدور احكام مأموريت حسب نظر هيأت، جهت اعمال نظارت و ارزيابي برمؤسسه مورد نظر (انجام هماهنگي قبلي و ارسال رونوشت احكام به مؤسسه مورد نظر ضروري است)
4- آماده سازي فرم‌هاي لازم جهت تكميل و دريافت اطلاعات مورد نياز.
5- تهيه دستور كار جلسات هيأت.
6- ارسال صورتجلسات و خلاصه گزارش‌هاي بازديد (فرم شماره3) به دبيرخانه شوراي نظارت.
7- نگهداري صورتجلسات، سوابق، اسناد و مدارك مربوط به جلسات هيأت و گزارش بازديدها.
8- تهيه ليست افراد متخصص و باتجربه در اجراي نظارت و ارزيابي.
*ارزیابی ارتقاء کیفیت و کمیت فعالیتهای آموزشی، پژوهشی، فرهنگی، اجرائی، میزان کارآیی برنامهها و مقررات براساس عوامل و شاخصهای تعیین شده.
* اجرای مصوبات شورای دانشگاه و هیأت رئیسه دانشگاه درخصوص نظارت و ارزیابی.
* جمعآوری گزارشات و خبرهای حاکی از کاهش کیفیت، نواقص اجرائی و انعکاس آن به ریاست دانشگاه برای صدور دستور مقتضی.
* اخذ اطلاعات و آمار از واحدهای مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل اطلاعات اخذ شده و گزارش نقاط قوت، ضعف و موانع رشد و روشهای اصلاح و بهبود کیفیت به ریاست دانشگاه.
* بررسی و تدوین آئیننامه اجرای مربوط به گروه نظارت و ارزیابی.
* پیشنهاد برگزاری دورهها و کارگاههای آموزشی براساس نقاط ضعف مشاهده شده در ارزیابی.
* همکاری با گروههای اعزامی نظارت و ارزیابی از طرف وزارت متبوع و سایر ارگانها حسب دستور ریاست دانشگاه.
* تدوین شاخصهای عمومی و اختصاصی ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف و ارائه به ریاست دانشگاه برای طرح و تصویب در مراجع ذیصلاح.
* انجام ساير امور محوله از سوي مقام مافوق.